Optymalizacja cenowa i magazynowa

W obecnych czasach każdy z nas poszukuje sposobów na zmniejszenie kosztów. Przeczytaj poniższy tekst, a dowiesz się jak:

• zaoszczędzić czas i pieniądze na zamówieniach w Twoich aptekach,
• usprawnić proces zamówień w hurtowni,
• poradzić sobie z zalegającymi towarami w aptece.

To wszystko możemy osiągnąć za pomocą optymalizacji (zamówień i magazynów).

Sertum pozwala na optymalizację zamówień pod kątem cen oraz stanów magazynowych i przesunięć. Umożliwia to automatyczne tworzenie przesunięć między aptekami oraz sprawne zamawianie towarów w hurtowniach.

Optymalizacja cenowa zamówień:

Program wczytuje Twoje zamówienie z programu aptecznego (weryfikuje zamawiane ilości) oraz optymalizuje (wybiera dostawcę) przeglądając oferty podstawowe i oferty promocyjne wg najlepszej ceny i dostępności towaru w hurtowni. Tak podzielone zamówienie można wysłać do hurtowni farmaceutycznej jednym kliknięciem. Po chwili otrzymasz potwierdzenie, co zostało zrealizowane, a co nie (tzw. lista braków). Sertum optymalizując zamówienie uwzględnia oczywiście nasze warunki handlowe w hurtowni. Praktyka pokazuje, że wykorzystanie optymalizacji przy tworzeniu zamówień pozwala na oszczędności od 50 do 350 zł przy jednym zamówieniu.

Optymalizacja magazynowa zamówień:

Sertum sugeruje przesunięcia towarów między aptekami, aby w pozostałych pozostawić towar na określoną liczbę dni sprzedaży. Dzieje się tak poprzez analizę sprzedaży i aktualnych stanów magazynowych w pozostałych aptekach w sieci, na podstawie zadanych parametrów. Dzięki temu znacznie łatwiejsze staje się zarządzanie magazynem apteki. Program nie tylko ostrzega o zamawianiu zbyt dużej ilości danego towaru (w stosunku do analizy sprzedaży), ale w określonych warunkach wybiera jako dostawcę inną aptekę z sieci i w ten sposób proponuje przesunięcie z niej towaru. Parametryzacja warunków przesunięcia jest oczywiście konfigurowalna, a wybór programu można w każdej chwili zmienić dla dowolnej pozycji. Nasze statystyki pokazały, że wykorzystanie optymalizacji magazynu pozwala na uzyskanie oszczędności liczonych w dziesiątkach tysięcy zł na miesiąc.

Korzystanie z obu tych modułów pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy przy codziennej pracy w Twoich aptekach.

Jeżeli jesteś zainteresowany optymalizacją
zadzwoń do nas na 71 786 86 13.

Odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.

Jak skonfigurować automatyczne rozdzielanie zamawianych leków z CU pod wybrane hurtownie?

W związku ze zmianami związanymi z zamawianiem leków z cena urzędową, dodaliśmy możliwość procentowego rozkładu składanych zamówień na te towary do dostawców. Funkcjonalność ta ma ułatwić pracę z hurtowniami dotyczącą zamawiania leków. Na czym to polega? Wyznaczamy udział procentowy w zamówieniach wybranego/wybranych dostawców, a przy optymalizacji zamówienia program automatycznie przeliczy wartość składanych zamówień na podstawie nadanych przez nas kryteriów.

Aby z tego skorzystać, musimy najpierw skonfigurować rozkład zamówień u konkretnych dostawców. W tym celu wchodzimy w menu System –> Konfiguracja. Uruchomi nam się okno “Konfiguracja użytkownika”. Na widoku “Konfiguracja hurtowni” widać nową kolumnę “Min. wart. CU %”. Tu w komórki odpowiadające wybranym hurtowniom wprowadzamy wartość procentową zamówienia CU w danej hurtowni w stosunku do wartości wszystkich CU.

Przy wysyłaniu zamówienia wartość zamówionych leków z ceną urzędową do danej hurtowni będzie odpowiadała naszym ustawieniom. Jeżeli więc ustawimy konkretną hurtownię na 50% wartości zamówienia, to z całego zamówienia leków z cenami urzędowymi, 50% zostanie wysłane do tej wybranej hurtowni, a reszta automatycznie według ustawień w programie.

Zmienić rozkład zamawianych leków z CU do dostawcy możemy też przy składaniu pojedynczych zamówień. W pozycji bufora zamówień, klikając w operację “Opcje”, widać nasze ustawienia wartości procentowej zamawianych leków z ceną urzędową. Jeżeli przy danym zamówieniu chcemy, aby ta wartość się zmieniła, możemy ją edytować przez wpisanie innej liczby lub usunąć poprzez wciśniecie na tej pozycji przycisków Ctrl+F3. Zmiana ta jednak dotyczyć będzie tylko tego zamówienia, domyślne parametry ustawić możemy w konfiguracji użytkownika.

Jak włączyć inne hurtownie do podglądu?

Aby włączyć inne hurtownie do podglądu, wystarczy wejść w Menu –> System –> Konfiguracja:

Gdzie sprawdzić powiązania leków (towarów) ?

Podczas pracy z buforem optymalizacji zamówień tworzysz wiele powiązań. Dzieje się to automatycznie, półautomatycznie lub tworzysz je ręcznie. Opracowujesz zamówienie, wysyłasz. Tego samego dnia lub w dniu następnym przyjeżdża dostawa wśród której znajduje się towar… którego nie potrzebujesz.
Jak to się stało? Kto zawinił? Ty? Komputer? Sertum? Dostawca? – te pytania zadawałeś sobie na pewno nieraz.
Aplikacja Sertum zamawia towary u dostawców zgodnie z indeksem towaru hurtowni. Oznacza to, że jeżeli powiązania Twojego towaru z towarami dostawcy są prawidłowe – wina prawdopodobnie leży po stronie dostawcy. Ale jak sprawdzić powiązania skoro pozycje zostały już wysłane, a więc usunięte z aktualnego bufora optymalizacji?

Aby sprawdzić wszystkie dotychczas stworzone powiązania wybieramy w górnym menu: System -> Konfiguracja, a następnie widok Powiązania kartotek i klikamy Pobierz [F5].
Ukaże się lista podobna do przedstawionej poniżej:

Konfiguracja: Powiązania kartotek

Trzy pierwsze kolumny (żółte) prezentują dane Twoich towarów w aptece. Kolejne to informacje o powiązaniu do towaru w hurtowni. Pozycja w jednej linii powinna odpowiadać dopasowanemu towarowi – jeśli tak nie jest należy taką sytuację poprawić: przycisk Edytuj [F4].
Aby wyszukać źle powiązany towar należy użyć aktywnych filtrów, tak jak na poniższym przykładzie gdy chcesz wyszukać towar wg nazwy towaru dostawcy, który został dostarczony zamiast pożądanego:

Znaleziony błąd powiązań

Jak szybko zmienić hurtownię podczas optymalizacji?

Operacja Zmień hurtownię, dostępna w Buforze zamówień, umożliwia szybką zmianę wybranej hurtowni dla zaznaczonych pozycji. Wybrane pozycje zostaną zamówione we wskazanej hurtowni, niezależnie od wyniku optymalizacji.

Operacja umożliwia także zmianę hurtowni tylko dla leków oznaczonych jako RX, oraz prezentuje wartości złożonych przez Sertum zamówień z ostatniego miesiąca.

Przykłady użycia:

Aby wysłać wszystkie towary oznaczone jako RX do jednej hurtowni, zoptymalizuj zamówienie a następnie zaznacz wszystkie pozycje w buforze (używając kombinacji klawiszy Ctrl+A) i kliknij operację Zmień hurtownię. Zostanie otwarte okno w którym będzie lista aktualnie wybranych do optymalizacji hurtowni wraz z informacją o wartościach zlożonych przez Sertum zamówień w tym miesiacu. Zaznacz wybraną hurtownię, sprawdź czy jest zaznaczona opcja Zmień tylko dla Rx i kliknij przycisk OK.

Sertum nie tylko optymalizuje zamówienia, ale także pomaga zarządzać zamówieniami leków oznaczonych jako RX a także optymalizuje magazyny.

Czy używasz już optymalizacji w Sertum?

Chcesz dowiedzieć się więcej? Zadzwoń na (71) 786 86 13.

Czy optymalizujesz zamówienia?

Sama koncepcja optymalizacji zamówień jest prosta: Zamawiamy towary w hurtowni, w której są one dostępne i mają najniższą cenę.

Dzięki optymalizacji zamówień możesz zaoszczędzić ponad 50 zł na pojedynczym zamówieniu! Dodatkowo, jeżeli uczestniczysz w grupie zakupowej, to Sertum będzie automatycznie uwzględniać oferty promocyjne grupy. Dzięki temu nie przegapisz żadnej promocji. Jeżeli natomiast posiadasz sieć aptek, to Sertum zoptymalizuje także Twoje magazyn!

Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat modułu optymalizacji, zajrzyj do nas na stronę http://www.sertum.pl/sertum-optymalizacja.aspx lub zadzwoń: (71) 786 86 13

Wielokrotne powiązania

Wielokrotne powiązania są unikalnym rozwiązaniem dostępnym w Sertum, umożliwiającym powiązanie wielu pozycji z oferty hurtowni z jedną kartoteką w aptece. Dzięki temu możemy powiązać wiele leków z importu równoległego z jedną kartoteką, a Sertum podczas optymalizacji wybierze najkorzystniejszą opcję.

Pozycje w buforze posiadające wiele powiązań do towarów w tej samej hurtowni zostały oznaczone poprzez wyświetlenie liczby w kolumnie pokazującej zgodność powiązań. Wyświetlona liczba równa jest ilości powiązań do tej samej hurtowni.

Nowe opcje w optymalizacji

Nowa wersja optymalizacji zamówień zawiera rozbudowane opcje wspomagające prace użytkowników, takie jak :

• Wczytuj dodatkowe dane z bazy apteki –wczytanie danych o stanach magazynowych oraz o sprzedaży za wskazany okres.
• Proponuj przesunięcia MM – proponowanie przesunięć między aptekami w Sieci przez moduł optymalizacji.
• Pobieraj oferty specjalne i proponuj zamówienia z promocji – Sertum automatycznie wyszukuje promocje dostępne dla pozycji w buforze, jeżeli spełni wszystkie warunki promocji, zaproponuje zamówienie. Pozycje z odnaleziona promocją zostaną oznaczone “słoneczkiem” 
• Wspomagaj powiązania słownikiem centralnym SERTUM – wspomaga tworzenie powiązań słownikiem centralnym Sertum.
• Wspomagaj tworzenie powiązań zaawansowanym algorytmem po nazwach – w przypadku niedopasowanie towarów Sertum może wyszukać po nazwach stosując zaawansowane algorytmy.

Jak oznaczyć towary jako nierabatowane

Funkcja przeznaczona jest dla użytkowników modułu optymalizacji. Umożliwia ona oznaczenie poszczególnych pozycji w katalogu hurtowni tak, aby moduł optymalizacji nie naliczał rabatów handlowych dla wskazanych towarów. Dodatkowo menedżer sieci aptek może wprowadzić tego typu oznaczenie dla całej swojej sieci.

TYDZIEŃ z Optymalizacją: Optymalizacja – wszystko, co chcecie wiedzieć o Optymalizacji

Po około dwutygodniowej przerwie, podczas której prowadziliśmy zaawansowane testy modułu optymalizacji, udało mi się znaleźć trochę czasu, usiąść i opisać główne funkcjonalności najciekawszej chyba części wspomnianego modułu, czyli samej optymalizacji.

Proces optymalizacji jest całkowicie automatyczny i trwa tylko chwilę, oczywiście wcześniej trzeba mieć wszystko odpowiednio przygotowane:

• moduł optymalizacji musi być prawidłowo skonfigurowany (zobacz),
• towary znajdujące się na zamówieniu muszą być skojarzone z ofertami hurtowni (zobacz).

Następnie wystarczy już tylko kliknąć operację Optymalizuj.

Proces optymalizacji

Podczas optymalizacji, Sertum porównuje ze sobą ceny towarów w poszczególnych hurtowniach oraz sprawdza, czy są dostępne oferty promocyjne i czy może z nich skorzystać. Następnie tak rozkłada zamawiane pozycje, aby ogólna wartość stworzonych zamówień była jak najniższa.

Zakończenie optymalizacji

Po zakończeniu optymalizacji  w kolumnie Dostawca pojawia się nazwa hurtowni, która została wytypowana w procesie optymalizacji zamówienia.  Dodatkowo, w przypadku skorzystania przez Sertum z oferty promocyjnej, pojawi się znaczek w kolumnie P. Jeżeli jednak nie udało się spełnić warunków oferty, np. nie została przekroczona minimalna ilość, bądź oferta nie jest realizowana w krótkim czasie (np. oferty dzielone), to w kolumnie P znajdziemy ikonkę symbolizującą dostępność oferty promocyjnej dla tej pozycji.

Możemy sprawdzić szczegółowe informacje na temat danej pozycji, takie jak ceny w poszczególnych hurtowniach czy dostępne promocje, bądź stany magazynowe w naszych pozostałych aptekach. Wystarczy dwukrotnie kliknąć na wybrany towar, dzięki czemu otworzy nam się okno edycji pozycji bufora. Okienko powinno już być nam znane, gdyż przed rozpoczęciem optymalizacji kojarzyliśmy za jego pomocą leki. Przyjrzyjmy się trzem widokom dostępnym w tym oknie.

Edycja pozycji bufora

Widok: Edycja powiązań
Tutaj oprócz kojarzenia leków możemy sprawdzić jak kształtują się ceny na dane leki w poszczególnych hurtowniach. Warto przypomnieć, iż przy optymalizacji były brane pod uwagę tylko towary z ikonkami  lub w kolumnie Z. Na tym widoku możemy także ręcznie wybrać towar, który ma zostać zamówiony. Wystarczy podświetlić (kliknąć raz) wybrany towar i użyć operacji Wybierz i zablokuj pozycję. Spowoduje to zmianę zamawianego towaru i zaznaczenie pola Blokada optymalizacji znajdującego się w górnej części okna. Zaznaczenie tego pola powoduje, że przy kolejnym użyciu operacji Optymalizuj, Sertum nie zmieni naszego wyboru. Blokada optymalizacji jest zapamiętywana tylko dla jednej sesji, tak więc przy kolejnym wczytaniu zamówienia zawierającego taką samą pozycję, Sertum ponownie samo wybierze towar do zamówienia. Korzystając z operacji Wybierz i zablokuj pozycję możesz nawet zamówić towar, który nie jest dostępny w hurtowni, tzn. jeżeli w kolumnie D widnieje minus.

Widok: Moje apteki
Jeżeli posiadamy włączoną usługę podglądu stanów magazynowych poprzez Sertum, to na widoku Moje apteki będziemy mogli sprawdzić dostępność danego leku w innych naszych aptekach.

Widok: Lek w promocjach
Gdy tylko Sertum znajdzie promocje dla zamawianego przez nas leku, to w tym widoku będzie można obejrzeć szczegóły znalezionych promocji.

Niektóre z informacji opisanych powyżej, a dostępnych w oknie edycji pozycji bufora, możemy podejrzeć szybciej, bezpośrednio z widoku bufora. Wystarczy najechać wskaźnikiem myszki na:

• dowolną nazwę leku – aby zobaczyć wszystkie towary, które Sertum porównało ze sobą podczas optymalizacji. Możemy dzięki temu sprawdzić, jakie są inne opcje oraz czy towary zostały prawidłowo skojarzone. Aktualnie zamawiany towar będzie pogrubiony, a w nawiasie kwadratowym zostanie wpisana nazwa hurtowni bądź nazwa oferty promocyjnej;
• ikonkę symbolizującą dostępną promocję – zobaczymy, ile jest dostępnych promocji i w jakich cenach;
• liczbę w kolumnie Stan magazynowy reszty moich aptek – wyświetli się informacja o rozłożeniu danego towaru w pozostałych aptekach.

Tworząc moduł Optymalizacji chcieliśmy, aby najczęściej powtarzane czynności były łatwo dostępne. Dlatego w buforze umieściliśmy dodatkowe zakładki znajdujące się na dole ekranu. Aby aktywować daną zakładkę, wystarczy najechać na nią myszką, a następnie użyć “pinezki” znajdującej się z prawej strony, dzięki czemu dana zakładka będzie stale widoczna.

Zakładka: Lek w hurtowniach

Zawartość zakładek jest bezpośrednio związana z aktualnie zaznaczoną pozycją. W chwili obecnej dostępne są dwie zakładki:

• Lek w hurtowniach – na tej zakładce oprócz standardowego porównania cen leków pomiędzy hurtowniami możemy poprzez dwuklik zmienić zamawiany towar.  Aktualnie zamawiany towar będzie podświetlony na żółto. Dodatkowo, jeżeli poprzez optymalizację zostanie wybrana oferta promocyjna, to w kolumnie Rabat pojawią się dwa rabaty: podstawowy + z oferty promocyjnej, a w kolumnie Oferta, będzie widoczna nazwa oferty promocyjnej.
• Lek w moich aptekach – tutaj zobaczymy dokładne informacje na temat dostępności danego towaru w poszczególnych aptekach.

Powyżej opisane funkcjonalności pomagają nam odpowiednio przygotować zamówienia. Wartości poszczególnych zamówień można sprawdzić w dodatkowym widoku Rozkład pozycji, który przedstawia pozycje znajdujące się w buforze w podziale na sekcje:

• Braki – pozycje, które są niedostępne w żadnej z wybranych hurtowni.
• Niepowiązane -pozycje, które jeszcze nie zostały zoptymalizowane.
• Podstawowa - pozycje pogrupowane według wytypowanych do zamówienia hurtowni. Każda z sekcji podstawowych reprezentuje zamówienie do innej hurtowni.
• Promocyjna - pozycje, które udało się wpisać na zamówienia do ofert promocyjnych. Każda z sekcji to indywidualne zamówienie do wybranej oferty promocyjnej.

Widok: Rozkład pozycji

Każda z sekcji zakończona jest wierszem podsumowującym, gdzie widoczna jest sumaryczna wartość danej sekcji. Warto wspomnieć, że pomiędzy sekcjami podstawowymi istnieje możliwość łatwego przenoszenia towarów. Wystarczy “chwycić” dany towar i przeciągnąć go do innej sekcji, aby zmienić hurtownię, w której zostanie zamówiony.

Oczywiście widok Rozkład pozycji umożliwia przeprowadzenie tych wszystkich czynności, które były dostępne w podstawowym widoku bufora. Oba widoki różnią się tylko sposobem prezentacji danych. Widok Pozycje przedstawia towary znajdujące się na zamówieniu w kolejności liczby porządkowej znajdującej się w kolumnie Lp, natomiast widok Rozkład pozycji prezentuje te same dane w podziale na opisane powyżej sekcje.

Finałem procesu optymalizacji jest wysyłka przygotowanych zamówień. Wszystkie zamówienia wysyłamy klikając operację Wyślij zamówienie. Przed samą wysyłką, Sertum sprawdzi, czy wszystkie dane są aktualne, a następnie wyświetli okno z podsumowaniem. Tutaj możemy odznaczyć zamówienia, których nie chcemy jeszcze wysyłać, a następnie wystarczy kliknąć przycisk Ok, aby jednocześnie wysłać wszystkie zamówienia.

Wysyłka zamówień

Z powyższego opisu procesu optymalizacji warto zapamiętać kilka ważnych faktów:

1. Proces optymalizacji jest w pełni automatyczny.
2. Szczegółowe informacje o pozycjach dostępne są na klika sposobów:
   1. Edycja pozycji bufora,
   2. Dymki z podpowiedziami,
   3. Zakładki.
3. Pozycje dostępne w hurtowniach widoczne są na zakładce Lek w hurtowniach.
4. Dwa widoki bufora umożliwiają wygodną pracę z zamówieniem.
5. Wszystkie zamówienia są wysyłane przy użyciu jednego przycisku.